管理薬剤師への道

【解決】管理薬剤師にオススメのスケジュール管理術教えます!

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【解決】管理薬剤師にオススメのスケジュール管理術教えます!

【スケジュール管理に悩む薬剤師】
管理薬剤師になってから締め切りとか更新とか多くて把握しきれない。手帳とかノート術もなかなか続かないし、いい方法ないかな。使いやすい手帳とかノートが選び方が知りたいな

 

そんな悩みに答えます。

 

【本記事の内容】
・管理薬剤師になったらスケジュール管理が大変になる
3つの理由
・【解決】管理薬剤師にオススメのスケジュール管理術教えます!
タイプ別】効率アップ!オススメ使いやすい手帳、ノート

 

この記事を書いているボクは、調剤薬局で9年勤めてる薬剤師。管理薬剤師歴は3年ほど。薬局長や地域薬剤師会の理事なんかもしています。勉強や仕事の仕方がわからずに苦しむ人を救いたい気持ちでブログ発信中。読書はビジネス書が多め。

 

管理薬剤師になったらスケジュール管理が大変になる3つの理由

管理薬剤師になって数ヶ月、やることが多すぎて仕事に追われる毎日になっていませんか?
普通に薬剤師をしながら管理もしないといけない。

つまり、

・調剤
・服薬指導
・薬歴記載
・在庫管理
・在宅対応

これに、プラス薬局管理が仕事になるわけです。

 

他の薬剤師ができることを他の人に任せるっていうのが理想ですが、現実はむずかしい。

なかなか他に任せられない理由は、

「管理薬剤師ができるくらいの主力のアナタがいないと業務に支障がでる」から。

ほとんどの現実はこうです。

では実際どうして時間がなくなるのか解説していきます。

 

公的な提出物が増える!

調剤薬局の管理となると公的な書類の更新や提出が必要になってきます。

こういった公的な処理も管理薬剤師の仕事なので避けては通れません。

 

たとえば、

・薬局開設許可証や麻薬小売免許の更新
・麻薬年間届
・高度管理医療機器の継続研修
などなど…

厚生局への提出期限が決まっていたり、講習の日程が決まっているものが多いのであらかじめ把握していないと時間に追われることになります。

 

締切のある書類などはスケジュールに組み込んで早めの対処が可能です。

免許更新や麻薬年間届けなどは提出時期が決まっており、1ヶ月ほど前に薬剤師会から案内が届いたりします。

締切の1週間くらい前をオリジナル締切にしてスケジュールで管理してしまいましょう。

 

対外的な対応で自分の時間がなくなる!

管理薬剤師になると薬局の外の人たちとの関わりが増えます。

・病院
・地域薬剤師会
・メーカー、卸の営業担当者
・会社の他の部署の人や上司

連携や医薬品情報、薬局の運用など、いろんなコミュニケーションが必要になります。

こういった外部からの連絡は予定に組み込めないので気がつくと時間がなくなっています。

 

メールだと返事をするまでに猶予がありますが、訪問や電話だとむずかしい。

営業担当者の対応はDI担当を決めておくと自分でなくてもよくなりますが、やっぱり自分で対応しないといけないことが多い。

対外的な対応はないがしろにできない分、その他の時間を工夫しないといけません。

 

労務管理や薬局管理をしないといけなくなる!

管理薬剤師の仕事は、薬剤師をするだけではなくなります。

薬局で働く人や薬局の環境整備も管理するのが仕事です。

労務管理をするとなると、

・シフトの作成
・薬局の混雑予想の把握
・スタッフへの休み希望のヒヤリング
・労務管理システムで労務時間に問題がないか管理する
・スタッフの個人的な問題が仕事に支障ないかヒヤリング

ひとことで「労務管理」と言っても人を管理するとなるとすべきことは多岐にわたります。

 

コミュニケーションをとりつつ、過不足ない労務管理をする。
慣れないうちは特に時間がかかります。

薬局管理でも同様。

掃除からシステムのバージョンアップまで。
時にはクレーム対応も入るかもしれません。

毎日あるわけじゃないですが、時間のかかる場合が多いです。

できるだけスケジュール調節やシステムの利用で簡単にしてしまいたい。

面談なども時間を見積もってスケジュールに組み込んでしまいたいですね。

 

【解決】管理薬剤師にオススメのスケジュール管理術教えます!

管理薬剤師のスケジュール管理でオススメの4つの方法をお教えします。

初歩的な話が多いですが、この辺りができていなくてトラブルになる人も多いです。
「そのくらい基本だろ」と思わず、意識して取り入れてみてください。

 

すぐ書く

スケジュール管理の極意。
何よりも「すぐ書く」こと。

これに勝るものはありません。
断定します。

「あとで書こう」は絶対に忘れます。
今が手帳に書く最後のチャンスだと思うくらいの気持ちですぐに書いてください。

 

確定していない予定でも書いておく

まだ確定していない予定ってありますよね。

・ミーティングをする予定だけど調整中
・旅行行きたい気持ちはあるけど、スケジュール確認中
・研修会があるみたいだけど「どうなるかわからない」って言われてる

こんなシチュエーションはあると思います。

 

こういう(仮)の予定でも手帳に書き込んでください。

相手からすると「一度話はしているから予定は空いているだろう」と思って決定したりします。
ダブルブッキングしていると調節がめちゃくちゃ大変になります。

だからこそ仮の状態で手帳に書いておくと便利です。

シャーペンや消せるペンで書いてもいいですし、「研修会()」のように書いて無くなったら上から消してもいいです。

こういう話がこの時期にあったって記録にもなるので自分でわかりやすい書き方で残してください。

 

わかっている年間スケジュールは早めに書いておく

手帳になれてきたら「わかっている年間の予定を早めに書いておく」ことがオススメ。

管理薬剤師には年間でやることがわかっている予定がいくつかあります。
それを早めに書いておくことで予定のかぶりや準備で困るのを防げます。

今回はざっくりリストアップしておきます。

  • 麻薬年間届
  • 棚卸し
  • 社内研修
  • 高度医療機器管理機器
  • 薬局の許可更新
  • 個人の認定更新
  • 診療報酬改定、薬価改定
  • チェックボックスで管理
    ・かかりつけ、地域連携加算の要件
    ・認定薬剤師の単位
    (こう言った日時は決まってないけど、1年の中で必ずしないといけないことはページを設けて完了できたらチェックするように管理するのがわかりやすい)

次の手帳に切り替える時なんかに年間計画のリストを表紙裏に書いたり、整理しておくとより管理が楽になります。

 

色をたくさん使わない

手帳でのスケジュール管理になれていない人がやりがちなこと。

それが、色をたくさん使いすぎてよくわからなくなる、ことです。

確かに色でルール付けって方法を薦める手帳術の本は多くあります。
それは手帳を使うのがそもそもなれている人の話です。

慣れていないうちは黒と赤の2色くらいにして、まずは必要なことを忘れず書くことに集中してください。

 

タイプ別】効率アップ!オススメ使いやすい手帳、ノート

管理薬剤師にオススメの手帳、ノートのタイプは大きく3つ。

普段の働き方や好みによってメリットは変わってきます。

なので、自分にあってやり方を見つけてみてください。

 

全部一つの手帳にまとめたいスケジュール重視タイプ

スケジュールの管理を重視して手帳を使いたい方。

仕事やプライベートのいろんな予定をまとめて管理したいタイプです。

・手帳は持ち運ぶことが多い。
・プライベートも予定がたくさんある。
・1日の予定を細かく書き込んで管理したい。

 

これらに当てはまった方には、

「バーチカルタイプ」のA5サイズの手帳がオススメです。

バーチカルタイプとはこういう1日のスケジュールを時間ごとに書ける手帳です。

(Amazon販売ページより引用)

 

いろんな種類の予定をまとめて管理できるメリットがあります。

あとで見返して充実の度合いをチェックしたい方もオススメです。

1日に何度か手帳を見て書き込むのなら使いやすい一冊。

 

男女問わずこのタイプの手帳は種類が多いので自分の気に入った手帳を探しやすいのもいいですね。

ちなみにA5くらいが調剤室で邪魔にならず、書き込むスペースもしっかりあるので手帳使い慣れていない方はこのサイズから試してみてください。

 

スケジュールは把握したいけど、思考とかもノートに書きたいアイデア重視タイプ

スケジュールの管理はざっくり把握できればいいけど、ノートにアイデアを書きたい。

仕事でのアイデアや知識を書いて思考を広げたいタイプです。

・1日にそこまでいろんな種類の予定はない。
・すぐ終わる業務がたくさんあって把握しきれない。
・伝え方やアイデアは手で書いた方が整理しやすい。

これらに当てはまった方には、

「小さめのスケジュール帳+ノート」がオススメです。

小さい手帳はスーツのポケットに入るくらいのサイズが使いやすいです。

(能率手帳販売ページより引用)

 

理由は、すぐ書き込めるから。

スケジュール管理の一番のコツは「忘れる前にすぐ書くこと」です。

小さい手帳だと調剤室がせまくても持ち歩いて書き込めるので「すぐ書く」ことができます。

スケジュール手帳
アイデア、文章の下書き、to Doリストノート

 

ボリュームのありそうなことをノートに書けばスケジュールがごちゃごちゃにならず、把握しやすいです。

「書くのを忘れがちだな」と失敗経験があるならオススメの方法です。

 

仕事もプライベートも全て手帳に書きたいし、アイデアも一緒にしたい一括管理タイプ

すべて一つにまとめて管理したい方。

スケジュールもアイデアも、一気にみて確認したいタイプです。

 

・スケジュールの詳細も手帳に書きたい。
・手帳とノートを分けずにまとめて持ちたい。
・持ち歩かず、机の上で手帳を使うことが多い。

 

これらに当てはまった方には、

A4サイズの大きめ手帳」がオススメです。

厚さは手帳によって違うので、あなたの書く量と自分の荷物によって決めましょう。

(Amazon販売ページより引用)

 

A4サイズの手帳はとにかくスペースが大きく、細かいことを気にせずガンガン使えます。

この手帳は「いろいろ書きすぎてどこに書いてあるかわからない」ってなる可能性があります。

その場合は to Doリストや経費計算など、書くことが決まっていることは書く場所を決めてしまいましょう。

 

今回の記事はここまでです。

管理薬剤師の山のような仕事、手帳術の活用でサクサク片付けてムリなくいきましょう。

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